EL PROYECTO DE ASISTENCIA A LA GESTIÓN Y MECANIZACIÓN MUNICIPAL: GEMA. LA RED INSTITUCIONAL CORPORATIVA DE LA COMUNIDAD DE MADRID Y SUS AYUNTAMIENTOS.
Decía el ilustre personaje que da nombre a la Universidad copatrocinadora de estas Jornadas que las palabras constituyen el vestido del lenguaje y que deben seguir ciegamente a las ideas con sinceridad, honestidad, transparencia y concisión.
Estas indicaciones, procedentes de la sabiduría intemporal de don Marcelino Menéndez Pelayo, tienen plena vigencia en el mundo actual tendente a la saturación informativa por cuanto nos pueden ayudar a ponderar nuestros nuevos conceptos de comunicación e información. Es indudable que la comunicación debe tener rango subalterno o utilitario de lo que pretende comunicar. Debemos, por tanto, no ceder a la tentación del exceso del comunicando respecto de lo comunicado.
Esta primera reflexión deviene en necesaria porque, habida cuenta de los sugerentes entornos en los que nos movemos, corremos el riesgo de derivar en las aguas de lo superfluo y de esclavizar nuestra necesidad de información y comunicación al alarde del portento tecnológico. Tenemos la obligación de situarnos a la altura de las circunstancias y aprovechar el impulso de las innovaciones técnicas, en lo que propicie un valor añadido a nuestra actividad en términos de eficacia y eficiencia. Más, al mismo tiempo, debemos tener claros los linderos de lo conveniente y no caer en el exhibicionismo informático que trastocaría el medio en fin, y mutaría el impulso dinámico en lastre.
Estos Encuentros sobre la Sociedad de la Información y Servicios de los Ciudadanos constituyen sin duda un marco incomparable para intercambiar experiencias de vanguardia que sientan las bases de una nueva filosofía en la prestación y demanda de servicios. Por esta razón, se nos antoja de provecho esta meditación previa que confía más en el aprendizaje que en el impacto, y en la experiencia que en el malabar.
Al margen de estos preámbulos cautelares, intentemos seguir el sabio consejo que nos legó tan alta autoridad intelectual, despoblando de lo accesorio esta intervención por lo que pasamos a describir el Proyecto que justifica nuestra presencia en este importante foro.
El Proyecto de Asistencia a la Gestión y Mecanización de los Municipios de Madrid, lo que conocemos con el nombre de GEMA es un intento de introducir nuevos factores conceptuales y técnicos en la gestión de servicios públicos. Puede resultar pretenciosa esta afirmación pero el fondo de la misma es certero, como esperamos tener la oportunidad de demostrar.
En definición sintética podemos decir que GEMA es una red corporativa de uso privado entre el Gobierno de Madrid y los Ayuntamientos de su región, basada en tecnología internet y que lleva asociada unas herramientas de gestión para sus destinatarios. Ya veremos como esta definición admite muchas precisiones.
Este Proyecto surgió como resultado de un período largo de planificación en el que procuramos entrever cual sería el destino más idóneo para una inversión informática que redundara en beneficio de los Ayuntamientos situados en el ámbito geográfico de la Comunidad de Madrid.
El discernir y el discurrir humano oscila entre la deducción y la experiencia y nos pareció una buena forma de empezar el trasiego de nuestro Proyecto, partir del bagaje del precedente para alumbrar nuestro camino posterior. En aquel momento, cuando el año 1995 empezaba a descontar sus últimos días, teníamos en marcha una herramienta de asistencia municipal de noble propósito y discutible resultado. Esto representó un caudal informativo de primera magnitud aunque solo fuera por indicarnos claramente cuales eran los errores en que no debíamos reincidir.
Analizando el precedente, llegamos a la definición de dos claras contraindicaciones que era preciso evitar:
Con ser importante saber lo que no se quiere, restaba enfrentarse con lo más complicado que era definir la actuación que se iba a llevar cabo, es decir afrontar el proceso creativo. En este escenario y con estos condicionantes empezó la planificación de lo que sería GEMA. Todo surgió con el objetivo de vencer la constante administrativa de ir a remolque de lo acontecimientos e intentar, por una vez, situarse a la cabeza de los mismos.
Era un tiempo muy propicio para plantearselo; Internet estaba en pleno apogeo y comenzaba a hablarse de un nuevo concepto de organización amparado por dicha tecnología que se acuñó con la denominación intranet. Se profundizó en esta línea de trabajo, se expuso la idea y fue asumida por los responsables máximos.
Para explicar el Proyecto intentaremos estructurar esta exposición en dos grandes apartados referidos respectivamente a sus elementos y a su ejecución.
Existe una vieja clasificación jurídica que pretende la reducción de los elementos de una relación jurídica a términos lógicos según la perspectiva del sujeto, el objeto y la actividad. Nos parece muy ilustrativo tomar el auxilio de esta clasificación para exponer de forma sistemática y ordenada el proyecto
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Causa: La causa del proyecto contempla un perspectiva bifronte, por una parte se pretender paliar el déficit de gestión interna de los Ayuntamientos, y por otra se quiere incidir positivamente en la gestión externa brindando elementos que coadyuven a una gestión de servicios públicos más eficaces. Efectivamente, es una vieja aspiración municipal la de contar con medios suficientes que le permitan afrontar con las garantías suficientes los servicios de primer orden que están obligados a prestar. No es necesario realizar un diagnóstico concienzudo para concluir que existe un evidente desequilibrio entre las obligaciones de servicios exigibles a los Ayuntamientos y el escaso potencial de gestión y financiación con el que usualmente cuentan. La aspiración de GEMA es tributaria de esta doble causa, como de modo pormenorizado y descriptivo, tendremos ocasión de comprobar seguidamente. |
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Objeto: El objeto del proyecto GEMA, es complejo y, por tanto presupone una multiplicidad de facetas que hay que detallar con un cierto orden y rigor expositivo. En primer lugar incidiremos en la funcionalidad, a continuación explicaremos la formación y concluiremos con el apartado referido a asistencia.
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Sujetos: Los sujetos participantes en el proyecto son básicamente los Ayuntamientos y la Comunidad de Madrid. No obstante este esquema simplista admite muchos matices por lo que nos detendremos a continuación con algún detalle en la explicación de los sujetos. Por parte de la Comunidad de Madrid la supervisión y administración funcional está localizada en la Consejería de Medio Ambiente y Desarrollo Regional, dentro de ella en la Dirección General de Administración Local y, dentro de ella, en el Servicio de Estudios y Apoyo a las Haciendas Locales. Es en este Servicio en el que se efectúan las labores de desarrollo funcional, planificación de dotaciones y todo el entramado de actividades que requiere el normal comportamiento de este sistema. La administración técnica corresponde a Informática y Comunicaciones de la Comunidad de Madrid que es un organismo autónomo de carácter administrativo que centraliza todas las competencias informáticas del Gobierno de Madrid. Este es el centro responsable de todos los aspectos técnicos inherentes al proyecto ya sean operativos mediante un servidor autónomo, o de seguridad, aspecto fundamental en estos entornos. También se encarga del sustrato básico de gestión del Proyecto asumiendo la responsabilidad de lanzar las contrataciones de suministros, formación y asistencia así como, en líneas generales, llevar a buen término la ejecución de los créditos vinculados a GEMA. Ni que decir tiene que, un adecuado funcionamiento del Proyecto, demanda una perfecta coordinación entre la dos unidades mencionadas, demanda que en el caso que nos ocupa se ve ampliamente satisfecha ya que, existe la figura del responsable de Informática y Comunicaciones del Proyecto destacada con carácter permanente en las dependencias de la Dirección General de Administración Local, colaborando en dicho Centro Directivo con la supervisión y administración funcional y dotando de la cohesión requerida entre todas las instancias que intervienen en GEMA. Viene siendo normal que, a medida que se vislumbran las posibilidades funcionales de GEMA, otras unidades de la Comunidad de Madrid soliciten su integración La otra parte de sujetos destinatarios del Proyecto y que, en definitiva, justifican su existencia, son los Ayuntamientos. En efecto los Ayuntamientos como entidades representativas de la circunscripción básica territorial municipal, justifican la existencia de nuestra Dirección General en la esencialidad de su cometido. Siendo esto así, se convierte en el destinatario por excelencia de nuestro Proyecto. En atención a las diferentes tipologías municipales existentes en la geografía madrileña que transita desde ayuntamientos con una población inferior a los 40 habitantes, hasta las grandes urbes de más de 50.000 y 100.000 habitantes, nos vimos obligados a delimitar el perfil de Ayuntamiento acreedor al Proyecto según rango de población. Ciframos este primer límite en 1997 para Ayuntamientos con población de derecho inferior a los 10.000 habitantes. Esto suponía incluir a la mayoría de Ayuntamientos ya que de un total de 179 municipios, 146 estaban en ese ámbito de población. En el ejercicio en curso, hemos ampliado hasta la frontera de los quince mil habitantes este límite. Se entiende que es un límite razonable para asistir en herramientas de gestión a los Ayuntamientos de menor potencial en medios personales y materiales. No tendría mucho sentido que se asistiera a Ayuntamientos con mayor población que, cuentan con organizaciones más sofisticadas y menos carencias en aspectos básicos de su actividad cotidiana. Ahora bien, si la frontera de población debe ser incontrovertible en el ámbito de gestión, consideramos que no tiene sentido en cuanto al área de comunicación e información. Por el contrario, estimamos que nuestra intranet, demanda con vigor, la inclusión sin restricción del conjunto de los Ayuntamientos de Madrid, si se quiere que los términos información y comunicación adquieran significación plena. Por este motivo, en un futuro inmediato vamos a extender la oferta de integración en nuestra intranet a los Ayuntamientos de más de 15.000 habitantes. El destinatario por excelencia de GEMA es la Entidad Local Ayuntamientos, como entidad local básica, especialmente cuando nos referimos a Comunidades Autónomas Uniprovinciales,, como es el caso de Madrid. Sin embargo, nos hemos visto forzados a ampliar el perfil de destinatario a otros usuarios como son Mancomunidades, Patronatos, Centros Regionales de Información, a la vista del interés suscitado por el Proyecto. También hemos comprobado con satisfacción que otras instancias administrativas dependientes de la Administración del Estado, demandan con insistencia su inclusión en nuestra plataforma. Incluso, entidades asociativas como la Federación de Municipios de Madrid, tienen su encaje en este Proyecto. En definitiva, en cuanto a los sujetos participantes en el Proyecto, vamos evolucionando desde unas premisas rigurosas que respeten la filosofía inicial del mismo, abiertos a las posibilidades de crecimiento lógicas, asumibles y que generen mejoras en nuestra actividad. |
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Forma:Anticipamos en el preámbulo de este escrito que el primer descarte que se realizó en cuanto a como debía canalizarse nuestra actuación, era el de la subvención. Nuestra opción fue la de cesión de patrimonio al uso. Esta cesión es gratuita por lo que no implica desembolso alguno para los Ayuntamientos y demás destinatarios. Por tanto, todos los elementos de GEMA, son de titularidad de la Comunidad de Madrid si bien su uso ha sido cedido a los destinatarios del Proyecto. De esta manera, se consigue acrecentar el compromiso recíproco de Comunidad y Ayuntamientos, reservarse las facultades de vigilancia sobre el adecuado uso, así como las de reversión de la cesión en caso de mal funcionamiento o una carencia del mismo. La tramitación formal administrativa es muy sencilla. Basta con enviar un documento de solicitud tipo facilitado por el Gobierno de Madrid y firmado por el Alcalde o Presidente de la Corporación u Organismo de que se trate. A dicho documento, debe adjuntarse un cuestionario sobre las dotaciones con las que cuenta la entidad. A partir de ese momento, se considera beneficiario del proyecto en espera de la siguiente fase de ejecución. El solicitante de integración tiene plena libertad de fijar sus condiciones de entrada en el mismo. El único requisito sine qua non es el de formar parte de la intranet. Es decir, solicitar la entrada en GEMA, implica al menos formar parte de la intranet. Al margen de esta obligación, es el destinatario el que debe indicar si desea todos los módulos o solo parte de ellos. |
GEMA es un Proyecto versátil y dinámico que propicia unas enormes posibilidades de adaptación a las circunstancias temporales y especiales. Nuestro propósito y desvelo tiende a que su crecimiento y ejecución se haga de forma ordenada y controlada.
Ha sido muy importante saber administrar los tiempos de ejecución. Por eso estimamos que es interesante e ilustrativo hacer mención a los diferentes hitos de ejecución que hemos establecido.
La etapa de planificación se extendió desde noviembre de 1995, hasta junio de 1996. En ella tomó cuerpo la idea, se asumió la misma por el gestor responsable y se hizo el encargo de la ejecución técnica del proyecto a Informática y Comunicaciones de la Comunidad de Madrid.
La presentación institucional de GEMA se llevó a efecto el 24 de junio de 1996 en la Casa de América en Madrid, en un acto presidido por el Excmo. Sr. Consejero de Medio Ambiente y Desarrollo Regional, al que fueron convocados todos los Alcaldes de los municipios con población inferior a 10.000 habitantes. En ese acto se presentó la idea, se entregó la documentación para solicitar la integración y se comprometió la solución técnica definitiva para el mes de octubre.
Durante ese verano se lanzaron los concursos y peticiones de suministros y se seleccionaron los adjudicatarios.
Tal y como se había prometido, en el mes de octubre se presentó la solución técnica en la Sede de Informática y Comunicaciones en un acto presidido por el Ilmo. Sr. Director General de Administración Local y por el Sr. Gerente de Informática y Comunicaciones de la Comunidad de Madrid.
La ejecución se ha desplegado, hasta la fecha en cuatro fases:
En resumen el número de integrantes de la Intranet se cifra actualmente en 150 lo que supone sobre el potencial máximo de destinatarios, una ejecución del 97%.
En cuanto a nuestras previsiones inmediatas de ejecución, se cuenta el ya meritado propósito de extender las comunicaciones e información a los Ayuntamientos de más 15.000 habitantes lo que previsiblemente se hará antes de finalizar el presente ejercicio.
En el ejercicio próximo se aumentará la funcionalidad mediante la implantación del módulo de nóminas y se realizará un esfuerzo notable en potenciar la Intranet, tanto en lo que se refiere a asistencia, como en lo concerniente al avance en entornos de diseño y mejora de la información con un sustento en bases de datos.
Por último, en 1999 se consolidará la formación mediante la creación del aula informática a la que ya hemos hecho referencia. De esta forma veremos satisfechas nuestras ilusiones de contar con una formación estable y permanente.
Más allá de los fríos datos descriptivos y de ejecución, podemos hacernos una idea del potencial de nuestra línea de actuación comprobando de forma práctica su contenido. Lo importante de GEMA estriba en sus posibilidades de evolución, más que en un resultado presente, por muy halagüeño que nos pudiera parecer.
Cimentada la base en la que nos movemos, podemos advertir que es mucho más lo que nos queda por recorrer que el trayecto cubierto; pero lo realmente importante es que esta plataforma nos asegura el recorrido con la máxima solvencia. Tenemos la certeza de que, al cabo de muy poco tiempo, el Servicio Público se gestionará de una forma muy aproximada a la que nosotros hemos empezado a perfilar y nos llena de satisfacción saber que para cuando ese reto sea una realidad insoslayable, nos encontraremos convenientemente pertrechados para encararlo.
Próximo a concluir este relato, debemos cerrar el círculo expositivo volviendo al origen del mismo. No estará de más, por tanto, enfatizar que nada de lo realizado y expuesto tendría sentido si perdemos de vista que como principio y fin de este periplo tecnológico, deben estar presentes las Instituciones que conformamos y más allá de ellas, los hombres y mujeres que las componen y los ciudadanos acreedores de su actividad. Este, al fin y al cabo es el límite de la evolución y el progreso.
Si para desventura nuestra, en pos de la técnica, extraviáramos el horizonte humano al que aquélla debe su existencia, huérfanos de principios y fines quedaríamos y a tientas deambularíamos por rumbos sugestivos pero sin saber por qué ni para qué.
Como última consideración, propugnamos como nuestro mayor logro, haber servido a quien lo necesitaba, haber cumplido nuestro deber y haber conjugado coraje con prudencia para poner a nuestra Administración a la altura de los tiempos.